5 vinkkiä ohjelmistohankinnan tekemiseen

Ohjelmistohankinta on yritykselle yleensä merkittävä investointi. Samalla se on kuitenkin hyvin haastava kokonaisuus. Ohjelmistoprojektien epäonnistumisista onkin mahdollista lukea toistuvasti uutisista. Onnistunut ohjelmistohankinta ja sen seurauksena syntyvä ohjelmistoprojekti eivät onnistu sattumalta, vaan vaativat huolellista valmistautumista, oikeanlaiset kumppanit ja ammattimaisen projektinhallinnan. Kokosimme tähän viisi vinkkiä, joilla on mahdollista välttää yleisimmät karikot ja varmistaa hankinnan onnistuminen.

1. Kartoita tarpeet sisäisesti etukäteen

Tarpeiden kartoittaminen sisäisesti on hyvin tärkeä lähtökohta mille tahansa hankinnalle, eikä ohjelmistohankinta ole tässä poikkeus. Vain harva ostaja tietää projektin alkuvaiheessa lainkaan, mitä hän todella tarvitsee. Siksi kannattaa pysähtyä miettimään liiketoiminnan tavoitteita ja ongelmia ennen ohjelmiston hankintaa. Joskus voi olla hyödyllistä ostaa erillinen tarvekartoitus palveluna, mutta tällöin ei kannata mennä "ohjelmisto edellä", sillä ohjelmistoyrityksessä ei välttämättä ole tarvittavaa palvelumuotoilu- ja toimialaosaamista juuri sinun tapaustasi varten.

2. Panosta konseptointiin ja suunnitteluun

Erillinen konseptointi- ja suunnitteluvaihe maksaa itsensä takaisin lähes aina moninkertaisesti. Työpajat, rautalankamallit ja tekniset suunnitelmat luovat selkeyttä ja varmuutta sekä ostajalle että toimittajalle. Tämä vaihe voidaan toteuttaa esimerkiksi osana ulkopuolelta hankittua tarvekartoitusta.

Kaikenlaisista palveluista kannattaa toteuttaa aluksi jonkinlainen prototyyppi tai rautalankamalli (wireframe). Tämä helpottaa ohjelmistokehitystä huomattavasti ja säästää usein selvää rahaa, kun muutoksia ei tarvitse tehdä toistuvasti koodiin, vaan prototyyppiä voidaan muokata iteraatiokierrosten myötä. Yleisin nykyään käytössä oleva prototyyppityökalu on Figma .

3. Aloita pienesti - panosta jatkokehitykseen

Pienesti aloittaminen on järkevää monestakin syystä, sillä pienemmän projektin hallinta ja valmiiksi saaminen on huomattavasti helpompaa kuin suuremman. Jos yhteistyö toimittajan kanssa takkuaa, MVP-vaiheen (Minimum Viable Product) jälkeen on myös mahdollista helposti vaihtaa toimittajaa jatkokehitystä varten. Ensimmäisen version ei siis kannata ratkaista kaikkia yrityksesi ongelmia tai tehostaa jokaista prosessia. Alkuun pääsee muutamallakin keskeisellä toiminnallisuudella.

4. Valitse kumppani - älä vain toimittajaa

Hyvä kumppani ohjelmistokehityksessä ei ainoastaan toteuta yrityksesi asettamia vaatimuksia, vaan auttaa myös haastamaan ja kehittämään aktiivisesti yrityksesi prosesseja. Ohjelmistokehitykseen kannattaa suhtautua alusta asti pitkäaikaisena kumppanuutena, jonka tulee perustua luottamukseen, avoimuuteen ja jaettuun näkemykseen yhteistyön tavoitteista. Näihin seikkoihin kannattaa kiinnittää huomiota jo projektin alussa ja toimittajaa valittaessa.

5. Varaa riittävät resurssit

Ohjelmistoprojekti ei valmistu pelkästään toimittajan panostuksella. Onnistuminen edellyttää sitä, että asiakkaalla on nimettyjä henkilöitä seuraamassa etenemistä, testaamassa toteutusta ja tekemässä jatkuvasti erilaisia tärkeitä päätöksiä etenemisen suhteen. Kun ohjelmistohankintaa tekevässä yrityksessä projektin tukitoimintoihin varataan riittävästi työaikaa ja vastuut ovat selvillä, vältetään turhat viivästykset ja säästetään yleensä myös selvää rahaa. Yksi henkilö oman työnkuvansa ohella ei lähes koskaan ole riittävä panostus projektiin. Sitoutunut asiakas on avainasemassa projektin onnistumisen kannalta.